Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Persoonlijk Secretaresse
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een toegewijde Persoonlijk Secretaresse die onze directie ondersteunt met diverse administratieve en organisatorische taken. In deze rol bent u het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie en zorgt u voor een efficiënte planning en coördinatie van afspraken en vergaderingen. U beheert vertrouwelijke informatie met de grootste discretie en draagt bij aan een soepele dagelijkse werking van het managementteam. Daarnaast bent u verantwoordelijk voor het voorbereiden van documenten, het organiseren van reizen en het afhandelen van correspondentie. De ideale kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, een proactieve houding en een sterk organisatorisch vermogen. Ervaring met kantoorsoftware en het vermogen om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving zijn essentieel. Als Persoonlijk Secretaresse speelt u een cruciale rol in het ondersteunen van het succes van onze organisatie door het bieden van betrouwbare en efficiënte administratieve ondersteuning.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren van agenda's en afspraken voor het management.
- Coördineren en organiseren van vergaderingen en evenementen.
- Verwerken en archiveren van correspondentie en documenten.
- Voorbereiden van presentaties en rapporten.
- Beheren van vertrouwelijke informatie met discretie.
- Ondersteunen bij reisplanning en -organisatie.
- Communiceren met interne en externe stakeholders.
- Prioriteren van taken en deadlines bewaken.
- Onderhouden van kantoorbenodigdheden en faciliteiten.
- Assisteren bij administratieve projecten en taken.
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal een diploma op mbo-niveau in een relevante richting.
- Ervaring als secretaresse of persoonlijk assistent is een pré.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
- Discretie en betrouwbaarheid bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Proactieve en flexibele werkhouding.
- Vermogen om zelfstandig en in teamverband te werken.
- Stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen.
- Bereidheid om mee te denken en initiatief te nemen.
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heeft u met agendabeheer?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Kunt u een voorbeeld geven van een situatie waarin u meerdere taken tegelijk moest beheren?
- Welke softwareprogramma's gebruikt u het liefst voor administratieve taken?
- Hoe zorgt u voor een goede communicatie met verschillende afdelingen?
- Wat motiveert u in de rol van persoonlijk secretaresse?
- Hoe gaat u om met last-minute wijzigingen in planning?
- Beschrijf uw aanpak bij het organiseren van een evenement.
- Hoe blijft u georganiseerd tijdens drukke periodes?
- Welke vaardigheden wilt u verder ontwikkelen in deze functie?
